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현업에서 사용하는 Bussiness Mail 표현을 알아보자
# 현업에서 사용하는 영어 메일 표현을 알아보자
현업에서 자주 사용하는 메일 표현과 약간만 응용하면 실생활 회화로 사용할 수 있는 표현을 정리한다.
1. 인사하기
1) OOO씨께
Dear Mr.OOO, : 상대가 남자
Mrs.OOO, : 상대가 기혼 여성
Miss.OOO, : 상대가 미혼 여성
Dear Sir/Madam, : 상대의 이름을 모르는 경우
P.S.
a) 자기소개
Hi, I'm OOO from 회사명
b) -드림/올림/배상
Best regards,
Hong Gil Dong
2) 안부묻기
How are you (doing)? Hope you are doing well.
어떻게 지내시나요? 잘 지내고 계시길 바랍니다.
How have you been? Hope everything is fine/good.
그동안 잘 지내셨나요? 모든 일이 GOOD이길 바랍니다.
I hope you are doing well and staying safe.
모든일이 GOOD이며 당신이 안전하게 지내고있기를 소망합니다.
2. 용건 밝히기
이메일은 간단명료한게 최고. 짧은 안부 후, 바로 용건 ㄱㄱ
Dear OOO
I trust you are doing well.
1) 용건 언급 (I'm writing to~)
I'm writing to는 메일의 용건이나 주제, 메일을 쓴 목적을 밝힐때 주로 사용하는 표현이다.
to 다음에 inform, request, inquire, complain 등의 원형동사를 사용하여 구체적인 사안을 표시한다.
I'm writing to ask about agents for our products in Korea.
한국에서 우리 상품을 판매할 대리점에 대해 문의를 드리고자 메일을 씁니다.
I'm writing to inform you that we received our order today.
오늘 우리가 주문한 물품을 받았음을 알려드리고자 메일을 씁니다.
I'm writing to apologize for the wrong order we sent.
잘못된 주문서를 보낸것에 대해 사과를 드리고자 매일 드립니다.
P.S. 요청하기
|
Dear Mr. Akasreku,
I humbly rest at your disposal for any further information or clarification.
Best regards, Sung Han Lim (Shuan) Company Name, Korea Institute of Technology |
2) 요청에 대한 응답 (In response to~)
In response to 외에 I'm writing to respond to도 자주 사용하는 표현이다.
In response to your request, I'm forwarding the research report.
요청하신 연구 보고서를 보내드립니다.
In response to your request, I'm attaching a file of our electronic catalog.
귀하의 요청에 답하여, 우리의 전자 카탈로그 파일을 첨부합니다.
In response to your inquires, we regret to inform you that it wouldn't be possible.
귀하의 문의에 답하여, 그 일은 가능하지 않을 것임을 알려드리게 되어 유감입니다.
In response to your email asking for the financial statements, I'm attaching information regarding our business.
재무제표를 요청하신 귀하의 이메일에 답하여, 자사 사업의 관련정보를 첨부합니다.
3) 첨부파일 (I'm attaching~)
관련자료나 파일을 첨부헀음을 알릴때는 attach를 사용하여 I'm attaching 또는 I've attached라고 표현한다.
일반 우편의 경우 '첨부'가 아니라 '동봉'의 의미이므로 I'm enclosing 또는 I've enclosed라고 표현한다.
I'm attaching our business plan.
우리의 사업 계획서를 첨부합니다.
3. 정중하게 메일 전달 부탁하기 (Could you please forward this email to~)
Could you please forward this email to your clients?
이 이메일을 귀사의 고객들에게 전달해주시겠습니까?
Could you please forward this email to any companies in Canada that might be interested in distributing our product?
이 이메일을 우리 제품 유통에 관심을 보일 캐나다 기업들에게 전달해주시겠습니까?
4. 회답이 없거나 요구한 것을 받지 못했을 때 (Unfortunately, we haven't received~)
비교적 편안한 상대에게는 We didn't get이라고 사용해도 좋다.
Unfortunately, we haven't received your answer/reply yet.
유감스럽게도, 우리는 아직 귀하의 답신/답장을 받지 못했습니다.
5. 감사 표현 (Thank you for~)
이밖에 다소 격식을 갖추어 감사를 표현할 때는 I appreciate나 I'd like to convey my personal thanks to, I'm truly grateful for 등을 사용해도 좋다.
Thank you for the quick reply to my inquiry.
제 문의에 신속하 답변해주셔서 감사합니다.
Thank you for the efforts you put into organizing the convention.
박람회를 준비하는데 애써주셔서 감사합니다.
6. 사과할 때 (We apologize for~)
격식을 갖추어 사과할 때 가장 많이 사용하는 표현이다. 참고로 '~하지 못해서' 사과를 할 때는 I apologize for not -ing라고 사용한다.
이외에 I'm sorry for, I feel sorry about, Please accept our apologize for 등도 함께 기억해두자.
We apologize for shipping the wrong items.
잘못된 품목을 보내드린것에 대하여 사과 드립니다.
We apologize for not delivering the spring fabric samples by the date promised.
약속한 시일까지 봄 시즌 직물 샘플들을 배송해드리지 못한 것에 대하여 사과 드립니다.
Sorry for the delayed reply.
My apologies for the late response.
답변(답신)이 늦어 죄송합니다.
7. 문의할 때 (I'm writing to inquire about~)
상품이나 행사, 배소이나 가격 등에 대해 문의할 때 가장 많이 사용하는 동사가 inquire이다.
가능성 여부를 문의할 때는 inquiring about the possibility of를 쓰면 된다. 참고로 request는 문의 후 구체적인 정보나 자료를 요청할 때 주로 사용한다.
I'm writing to inquire about your loan program.
귀사의 대출 프로그램에 대해 문의하고자 메일을 씁니다.
I'm writing to inquire about your new packaging methods.
귀사의 새로운 포장법에 대해 문의하고자 메일을 씁니다.
8. 첨부파일
Please find the attached file you requested.
요청하신 파일 첨부하였습니다.
Please find attached, as requested, the extraction for January and February for Non-Residential customers.
첨부파일을 확인해주세요. 당신이 요청한 1,2월달 비주거용 고객들의 정보를 추출한 자료입니다.
I'm sending you the brochure as am attachment.
브로셔를 첨부하여 송부드립니다.
Cloud you send it again in OO format?
OO 파일 형식으로 다시 보내주시겠어요?
9. 추가정보 (Further to~)
전화나 회의, 방문 후 메일을 통해 관련 내용을 더 언급해야 할 때가 있다. 이때 유용하게 사용할 수 있는 표현이 Further to이다.
이 외에도 일반적으로 사용하는 표현으로는 With regard to, With reference to 등이 있다.
Further to our telephone discussion Tuesday, I'm delighted to give you the discount.
화요일 전화통화에 이어, 원하신 대로 기꺼이 할인을 해드리고자 합니다.
Further to our discussion this morning, I regret to inform you that your proposal was rejected.
오늘 아침 나눈 대화에 이어, 귀하의 제안이 거부되었음을 알려드리게 되어 유감입니다.
Further to our discussion at the LasVegas IT Convention, I'm sending you a copy of the contract.
라스베이거스 IT 컨벤션에서의 논의에 이어, 계약성 사본을 보냅니다.
10. 주문하기 (With reference to~, I would like to order~)
주문을 할 때는 I would like to order라고 주문의사를 직접적으로 밝혀도 좋지만, 주문과 관련된 catalog number나 item number를 함께 표시하는 것이 시간을 절약하고 혼동을 막는 데 도움이 된다. With reference to는 구체적인 제품번호나 관련 자료를 언급할 때 유용하게 사용할 수 있는 표현이다.
With reference to your mail order catalog, I would like to order the following items.
귀사의 우편주문 카탈로그를 보고, 다음 품목들을 주문하고자 합니다.
With reference to your online special offer, I would like to order "the Complete Camper Set."
귀사의 인터넷 특별판매을 보고, "완벽 캠퍼세트"를 주문하고자 합니다.
11. 상황확인 (Please check on the status of~)
주문이나 배송의 진행상황을 확인 요청할 때 주로 사용하는 표현이다.
Please check on the status of my recent order.
최근 주문처리 상황을 확인해주시기 바랍니다.
Please check on the status of the order, #223
주문번호 223의 처리상황을 확인해주시기 바랍니다.
Please check on the status of the shipment of our vehicles to Iran.
우리의 이란행 자동차들의 선적 상황을 확인해주시기 바랍니다.
12. 가능성 타진 (Would it be possible to~?)
Would it be possible to change the terms of our contract?
우리의 계약조건을 변경할 수 있을까요?
Would it be possible to return the items if I'm not satisfied with them?
제품이 마음에 들지 않을 경우 반환할 수 있을까요?
13. 거절 (We regret to inform you that~)
거절을 하거나 안좋은 소식을 전할때는 주로 We regret 또는 We are sorry to로 문장을 시작하며 뒤에 tell, inform, advise 등의 동사를 사용한다. that 뒤에는 not possible, be unable to, cannot 등의 부정인 표현이 주로 나온다는 것도 함께 기억 ㄱㄱ.
We regret to inform you that a full refund is not a possible option.
전액환불이 불가능함을 알려드리게 되어 유감입니다.
요청하신 주문에 응할 수 없음을 알려드리게 되어 유감입니다.
We regret to inform you that we are unable to fill your order as requested.
14. 제안에 대한 회신 (After reviewing your proposal, we've decided~)
상대가 보낸 proposal이나 offer, idea, plan 등의 다양한 메일에 대해 회신할 때 유용하게 사용할 수 있는 표현이다.
비슷한 표현으로는 After looking over, After further investigation of 등이 있다.
After reviewing your proposal, we've decided to further investigate the feasibility of the project.
귀하의 제안을 검토한 결과, 프로젝트의 실현가능성으 조금 더 조사하기로 결정했습니다.
After reviewing your proposal, we've decided to postpone making any decision.
귀하의 제안을 검토한 결과, 결정을 연기하기로 결정했습니다.
15. 협상근거 제시 (We found out that~)
협상을 할 때 제시한 조건의 근거를 밝히는 표현이지만, 객관적인 사실이나 상황을 지적할 때도 자주 사용한다.
뒤이어 이유를 밝히거나 근거를 제시할 때는 because of 또는 take ... into consideration을 사용하면 된다.
We found out that your projects have serious defects.
우리는 귀사의 제품들에 심각한 결함이 있음을 알게 되었습니다.
We found out that we can get a better price from a supplier in Tauwan.
우리는 대만의 한 공급업체와 더 유리한 가격으로 거래할 수 있음을 알게 되었습니다.
16. 불만 표시 (I am writing to complain about~)
이밖에 I find it difficult to understand도 불만을 표현할 때 자주 사용하는 표현이다.
불만사항이 이미 수차례 있었음을 표현하려면 This is not the first time that 이라고 하면 된다.
I'm writing to complain about your project quality control.
귀사 제품의 품질관리에 대해 항의하고자 메일을 씁니다.
I'm writing to complain about one of your employees' behaviors last week.
지난주 귀사의 한 직원의 행동에 대해 항의하고자 메일을 씁니다.
I'm writing to complain about your exercise equipment set that I bought a week ago.
1주일 전 구입한귀사의 운동장비 세트에 대해 항의하고자 메일을 씁니다.
I'm writing to complain about the way you handled the IF World Convention.
귀사의 IT 월드 컨벤션 진행방식에 대해 항의하고자 메일을 씁니다.
17. 납득할 수 없는 상황에 대한 항의 (I have difficulty understanding how~)
항의를 할때는 직설적인 표현보다는 다소 부드러운 표현이 효과적일 때가 많다.
I have difficulty understanding how는 객관적으로 상황을 제시함으로써 타당한 항의를 한다는 인상을 준다.
how 대신 why나 how come을 사용해도 괜찮다.
I've difficulty understanding how my order still han't arrived.
제가 주문한 게 아직까지 도착하지 않은 것이 도무지 이해가 되지 않습니다.
I've difficulty understanding how the items were damaged.
품목이 파손되었다는 것이 도무지 이해가 되지 않습니다.
18. 지연에 대한 항의 (I am very worried about the delays we've been experiencing with~)
I'm very worried about the delays we've been experiencing with your research reports.
귀하의 연구보고서가 지연되고 있어 매우 걱정스럽습니다.
I'm very worried about the delays we've been experiencing with your optical fiber cable shipments.
귀사의 광섬유 케이블 선적이 지연되고 있어 매우 걱정스럽습니다.
19. 해명 (We have been forced to~, owing to~)
불가피한 일을 해명해야할 때 사용하기 좋은 표현이다.
이때는 상황만 알리기보다는 owing to 또는 because를 붙여 이유꺼지 밝히는 편이 좋다.
We had no choice but to 또는 We couldn't help but to 등을 사용해도 비슷한 의미가 된다.
We've been forced to increase our prices, owing to the rise in raw material costs.
원자재 비용 상승으로 인해, 우리는 가격을 인상할 수밖에 없었습니다.
We've been forced to shut down our businees, owing to the severe downturn in our economy.
심각한 경제침체로 인해, 우리는 사업을 접을 수밖에 없었습니다.
20. 항의 반박 (We are sorry to hear that~, but our records show that~)
상대가 부당한 항의를 할 때는 우선 공감의 뜻을 표한 후, 확고한 증거를 제시해 항의를 반학하는 것이 좋다.
이밖에도 반박의 근거를 제시가히에 유용한 표현으로는 upon investigation이나 As you can see from the attached 등이 있다.
We are sorry to hear that you haven't received replacement parts,
but our records show that they were sent at the end of last month.
교체 부품을 받지 못하셨다니 유감입니다만, 저희 기록에 의하면 부품들은 지난달 말에 발송되었습니다.
We are sorry to hear that you received the wrong parts,
but our records show that you ordered product @243 on July 15.
잘못된 부품을 받으셨다니 유감입니다만, 저희 기록에 의하면 귀하는 7월 15일에 제품 #243을 주문하셨습니다.
21. 불만사항 처리 약속 (We expect to correct~ by~)
상대의 항의에 대해여 시정을 약속할 때는 We expect to를 써서 완곡하게 표현할 수 있다.
하지만 이보다 확실하게 시정을 약속할 때는 We promise to 또는 We will make sure to 를 사용한다.
We expect to corrct our shipping problems by next week at the latest.
늦어도 다음주까지는 저희의 운송문제가 시정될 것입니다.
We expect to correct our online ordering system by next Tuesday.
다음주 화요일까지는 온라인 주문 시스템이 시정될 것입니다.
22. 독촉 (This is a reminder to inform you that~)
Please accept this reminder that 도 비슷하게 쓰이는 표현이다.
This is a reminder to inform you that your payment has not arrived yet for the last order.
지난번 주문에 대한 대금을 아직 받지 못했음을 알리는 독촉장입니다.
This is a reminder to inform you that this is your last chance to make good on the payment.
이번이 결제약속을 이행할 수 있는 마지막 기회임을 알리는 독촉장입니다.
I standby for your response.
당신의 답장을 기다리겠습니다.
23. 메일을 마치며
Thank you for your cooperation.
협조에 감사드립니다.
Please feel free to contact me if you have any question.
문의사항있으시면 언제든 연락주세요.
24. 이전 메일에대한 회신/Comment
Thank you for your prompt reply.
빠른 회신 감사드립니다.
Please find my comments below.
아래 제 답글을 확인해주세요.
Well noted with thanks.
잘 알겠습니다. 감사합니다.
💡 알아두면 유용한-
1. In view of this: 이점을 감안할때
In view of this,
there will be the need to get some of the kamstrup optical heads for manual relay closure which may not be free for ECG anyway.
2. 메일을 시작할 때 (용건을 쓰기에 앞서)
I trust you are doing well.
저는 당신이 모든일을 잘 하고 있을지 압니다.
3. vice-versa: 그 반대의 경우도 마찬가지입니다
This means if Non-Residential customer is using residential tariff, then the customer will likely get more Relief back and vice-versa.
즉, 비주거용 고객이 주거용 관세를 사용하는 경우 고객은 더 많은 구제를 받을것이며 그 반대의 경우도 마찬가지입니다.
4. A를 하다가 (우연찮게) B를 알아차리다
https://server-engineer.tistory.com/614?category=905514
💡 참고
http://boriborikim.tistory.com/48
https://quizlet.com/2432857/50%EB%AC%B8%EC%9E%A5-%EC%98%81%EC%96%B4%EB%A9%94%EC%9D%BC-flash-cards
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